Печать — та область, которую заметят только когда что-то пойдёт не так. Принтеры молчат, пока есть тонер и бумага; как только что-то ломается или расходники заканчиваются, в офисе начинается хаос. Многие компании избавились от этой суеты, передав печать внешним специалистам. Это не магия, а продуманная организация процессов, экономия времени и часто — денег.
В этой статье разберём, что такое аутсорсинг печати, какие задачи он решает, какие модели сотрудничества бывают и как выбрать подходящего провайдера. Буду писать просто и по делу, без воды — чтобы вы могли принять решение или подготовить поставленную задачу для подрядчика.
Что такое аутсорсинг печати и зачем он нужен
Аутсорсинг печати — это передача части или всех задач, связанных с печатью документов, специализированной компании. Речь идёт не только о аренде принтеров, но и о комплексном управлении: мониторинге оборудования, поставках расходных материалов, поддержке пользователей и аналитике использования.
Зачем это делают? Причины простые: сократить операционные затраты, освободить ИТ от рутинных задач, повысить контроль над расходом бумаги и тонера, улучшить доступность печати и уменьшить время простоя. Для средних и крупных офисов это часто превращается в реальные преимущества — удобнее считать, планировать и оптимизировать затраты.
Какие задачи можно передать на аутсорсинг
Не вся печать обязательно уходит на аутсорсинг полностью. Чаще всего компании выбирают гибрид, где некоторые функции остаются внутри, а рутинные и повторяющиеся передаются внешнему поставщику.
Типичные задачи, которые берёт на себя провайдер:
- поставка и установка принтеров, копиров и МФУ;
- регулярная поставка расходных материалов — тонера, картриджей, бумаги;
- обслуживание и ремонт оборудования;
- мониторинг состояния устройств и автоматическое пополнение запасов;
- настройка политик печати и доступа, отчётность по использованию;
- обеспечение безопасности документов и интеграция с корпоративными системами.
Каждая из этих задач требует ресурсов: люди, запчасти, логистика, софт для управления. Если передать их одному ответственному подрядчику, вы получите к тому же единый интерфейс для управления и прозрачную отчётность.
Модели сотрудничества с провайдером
Существуют разные модели взаимодействия: от простого лизинга оборудования до полного управления печатью (Managed Print Services). Выбор зависит от целей и готовности компании менять процессы.
Вот несколько распространённых моделей и что в них обычно включено:
| Модель | Что входит | Кому подходит |
|---|---|---|
| Аренда/лизинг оборудования | Поставляют принтеры на срок, сервис по договору, замена по износу | Для компаний, не желающих капитальных затрат |
| Managed Print Services (MPS) | Полное сопровождение: мониторинг, расходники, сервис, отчёты | Средний и крупный бизнес с большим парком устройств |
| Print-as-a-Service | Оплата за страницу или пакет страниц, полный сервис включён | Организации, которые хотят предсказуемый OPEX |
| Разовый контракт | Установка и настройка, либо единичный ремонт | Малые офисы или краткосрочные проекты |
Важно: конкретный набор услуг может сильно отличаться у разных провайдеров. Читайте договора и обращайте внимание на SLA — по-русски это условия и скорость реакции при инцидентах.
Чем вы выигрываете: преимущества и подводные камни
Преимущества аутсорсинга печати очевидны, но есть и нюансы, о которых лучше знать заранее.
| Плюсы | Минусы и риски |
|---|---|
| Снижение нагрузки на ИТ и офисный персонал | Зависимость от одного поставщика; риск проблем при смене подрядчика |
| Прозрачная отчётность по расходам и использованию | Не всегда сразу видна скрытая политика ценообразования |
| Меньше простоев благодаря сервисным соглашениям | Потенциальная потеря контроля над внутренними процессами |
| Оптимизация числа и моделей устройств | Возможны проблемы при интеграции с корпоративным ПО |
Риски минимизируются внимательной подготовкой: чётко прописанным SLA, пунктами о безопасности данных и планом на случай смены провайдера.
Как выбрать провайдера: практический чек-лист
Выбор подрядчика — не быстрый процесс. Обычно компании сравнивают несколько предложений и оценивают не только цену, но и компетенции, прозрачность и гибкость.
Чек-лист для выбора:
- Попросите демо или пилотный проект на небольшой группе устройств.
- Проверьте наличие сертификаций и опыт в вашей отрасли.
- Уточните SLA: время реакции, сроки ремонта, запасные части.
- Попросите примеры отчётности и формат передачи данных.
- Проверьте условия расторжения и передачу инфраструктуры обратно.
- Оцените политику безопасности: шифрование, уничтожение конфиденциальных носителей.
- Убедитесь в прозрачности ценообразования: что входит в плату, а что — доплата.
Если подрядчик готов к открытому пилоту и предоставляет понятную аналитику — это хороший знак. Насторожитесь, если всё очень дорого при минимальном наборе услуг.
Внедрение: план на 6 шагов
Плавный переход важнее скорости. Вот практический план действий, который поможет внедрить аутсорсинг без лишнего стресса.
- Аудит текущего парка и потребностей: количество печати, типы документов, важность безопасности.
- Формирование целевых показателей: снижение затрат, время восстановления, отчётность.
- Выбор модели и провайдера, подписание пилота.
- Пилотный запуск на ограниченной группе пользователей, сбор обратной связи.
- Полный переход: развертывание, обучение пользователей, передача процессов.
- Регулярная оценка результатов и оптимизация по KPI.
Важно не забывать об образовательной части: пользователи должны понимать новые процедуры, чтобы не создавать лишних обращений в службу поддержки.
Технологии и устойчивость
Текущие решения для управления печатью включают облачные платформы для управления очередями, мониторинга расходников и аналитики. Они позволяют автоматически заказывать тонер, отслеживать использование по отделам и формировать отчёты для бухгалтерии.
Экология — тоже важный аспект. Провайдеры часто предлагают переработку использованных картриджей, энергоэффективные модели и рекомендации по уменьшению бесполезной печати. Это не только снижает углеродный след, но и помогает экономить бюджет.
Примерная экономика: сравнение внутренних затрат и аутсорсинга
Ниже — иллюстративный пример для небольшой организации. Цифры условны и служат для понимания структуры расходов, а не как универсальная истина.
| Статья затрат | Внутреннее содержание (месяц) | Аутсорсинг (месяц) |
|---|---|---|
| Амортизация оборудования | 2000 | 0 |
| Обслуживание и ремонт | 800 | 200 |
| Расходные материалы (бумага, тонер) | 1200 | 900 |
| Зарплата техподдержки (часть) | 1500 | 0 |
| Управление и отчётность | 300 | 150 |
| Итого | 5800 | 1250 (фиксированный платёж) |
В примере видно, что аутсорсинг позволяет сделать затраты предсказуемыми. Но важно учитывать: выбранная модель и покрытие услуг определяют реальную экономию. Иногда выгоднее платить за услугу «за страницу», иногда — фиксированную подписку.
Ошибки, которых стоит избегать
Некоторые промахи при переходе на аутсорсинг печати встречаются часто. Лучше знать о них заранее и защититься.
- Не подписывать договор без SLA и чёткого описания ответственности поставщика.
- Не учитывать скрытые расходы: доставка, премии за сверхнормативное использование.
- Игнорировать вопросы безопасности и конфиденциальности — риск утерять важные данные.
- Не проводить пилот перед полным переходом — так можно пропустить несовместимости.
- Оставлять устаревшее оборудование в сети без контроля — создаёт уязвимости.
Проработанный контракт и пилотный запуск почти всегда предотвращают большинство ошибок.
Когда аутсорсинг не подойдёт
Аутсорсинг не всегда оптимален. Небольшим компаниям с минимальными объёмами печати иногда проще держать один компактный МФУ в офисе и решать вопросы локально. Также в организациях с очень специфическими требованиями к безопасности (например, критичные правительственные подразделения) может понадобиться собственный контролируемый парк устройств.
Решение должно базироваться на анализе затрат, рисков и стратегических целей. Если печать — ядро бизнес-процесса и требует индивидуальной настройки, возможно, гибридная модель даст лучший результат.
Заключение
Аутсорсинг печати — это инструмент, который помогает убрать рутину, сделать расходы предсказуемыми и улучшить контроль над документооборотом. Для многих компаний это способ оптимизировать процессы и перенаправить ресурсы на ключевые задачи. Главное — подойти к выбору провайдера осознанно: провести аудит, протестировать решение и чётко прописать условия сотрудничества.
Если вы планируете переход, начните с небольшого пилота и простых метрик — время реакции на неисправность, стоимость печати на страницу и отчётность по отделам. Это позволит принять взвешенное решение и получить реальные преимущества без лишнего риска.